Wanneer je een teamfoto van je bedrijf wil laten maken, komt daar best wel wat bij kijken. Een teamfoto kan variƫren in omvang. Van kleine bedrijven met enkele medewerkers op kantoor tot grote groepen. Wat komt er dan zoal kijken bij het maken van een teamfoto? Waar moet je allemaal aan denken? En waar moet je rekening mee houden?
In dit blog neem ik je mee achter de schermen bij het maken van de teamfoto van Dakdekkersbedrijf Peter Ummels.
Aanvraag
Afgelopen maart kreeg ik een mail met de aanvraag voor een teamfoto vanuit Dakdekkersbedrijf Peter Ummels. Het team bestond uit ongeveer 50 medewerkers.
Over het algemeen kun je stellen dat dat een aanzienlijk grote groep is. Maar de echte uitdaging kwam later in de mail; de communicatiemedewerkster vroeg of het mogelijk was om alle 25 voertuigen van het bedrijf in de foto mee te nemen. Het wagenpark bestond uit 4 grote kraanwagens, ongeveer 17 werkbussen formaatje Sprinter en nog enkele bestelwagens.
Bij dat soort aanvragen ga ik van enthousiasme stuiteren op mijn bureaustoel.
Het eerste wat we doen zijn de data overleggen. āDataā, als in meervoud? Juist. We spreken twee data af. De eerste is de primaire datum waarop we de foto in principe gaan nemen. De tweede fungeert als reservedatum.
Mocht het dergelijk slecht weer zijn op de primaire shootdag, dan kunnen we zonder al te veel gedoe doorschakelen naar de reservedatum.
Je kunt begrijpen dat een groot bedrijf met zoveel medewerkers niet van vandaag op morgen haar planning kan aanpassen.
Er staan weken, zo niet maanden van tevoren vele afspraken bij klanten ingepland.
Daarom hebben we de uiteindelijke shootdag bijna 3 maanden vooruit moeten plannen.
De reservedatum stond 2,5 week later gepland. Wanneer je geen reservedatum plant, ben je dus zo een half jaar verder na de aanvraag voordat iedereen weer beschikbaar is. Dan heb ik de bouwvak overigens nog niet meegerekend.
Locatie
Vervolgens gingen we over tot het vaststellen van de locatie. Normaalgesproken is het aandragen van de locatie de verantwoordelijkheid van de klant.
Tot een bepaalde hoogte kan ik daarin tips geven. Echter was deze klus zo omvangrijk, dat zijzelf ook niet echt wisten wat een goede locatie zou zijn.
Zoek maar eens een geschikte plek waar je al deze voertuigen en medewerkers op kan stellen. In hun loods kunnen de voertuigen allemaal opgeslagen worden, maar niet worden uitgestald voor een grote foto. Daarom heb ik hen een professioneel locatie-onderzoek aangeboden.Ā
Ze zagen het belang direct ervan in gingen daarmee akkoord.
Bij een professioneel locatie-onderzoek is het eerste wat ik doe een lijst maken van plekken waar je Ć¼berhaupt al deze voertuigen kunt plaatsen.
Google Maps rondscrollen, tips via social media vragen, maar vooral de bovenkamer laten kraken.
Zodra ik genoeg inspiratie heb opgedaan en het lijstje klaar is, ga ik onderscheid maken tussen de gratis en betaalde locaties.
Gratis locaties zijn vaak de plekken die 24/7 open en toegankelijk zijn voor iedereen. Er worden bij betaalde locaties offertes opgevraagd.
Daarbij maak ik een risicoanalyse. Welke voordelen, maar vooral ook welke nadelen kleven er aan bepaalde plekken?
Zo heb je bij een betaalde locatie altijd 100% zekerheid dat de locatie beschikbaar is.
Bij gratis plekken is het mogelijk dat er bijvoorbeeld andere voertuigen net geparkeerd staan. Nadeel van een betaalde locatie is dat de verhuurder niet altijd coulant is wanneer het regent en de shoot dus verplaats moet worden. Dubbele betaling dus.
Factoren die verder in het onderzoek meespelen zijn o.a. de inval van licht, reisafstand, achtergrond Ć©n ondergrond.
Die laatstgenoemde kan een aardige spelbreker zijn, kwamen we achter.
Via een particulier was ik aan een prachtige wei gekomen met uitzicht over het Heuvelland. Een wei die groot genoeg was om alle voertuigen te huisvesten. De opdrachtgever was enthousiast en ging akkoord met deze locatie.
Teleurstelling
Helaas belde de eigenaar van de wei een dag voor de shoot op; we konden de locatie niet gebruiken.
Er was in de voorafgaande week teveel regen gevallen. De kans was groot dat voertuigen vast kwamen te zitten en weggesleept moesten worden.
Je kunt je voorstellen hoe zeer dit de wei beschadigt. Dat willen we niet op ons geweten hebben. Een flinke tegenvaller, maar uiteraard zeer begrijpelijk. Samen met de opdrachtgever besloot ik om door te schakelen naar de tweede locatie.
De dag zelf
Omdat dit een grote parkeerplaats betrof bij een druk bedrijventerrein, was het lang geen zekerheidje dat er geen andere voertuigen geparkeerd stonden.
Daarom besloot ik om vanaf 6:45 in de ochtend zelf aanwezig te zijn, terwijl de foto pas om 10:00 stond gepland. Godzijdank stond er op de locatie zo vroeg nog geen enkel ander voertuig geparkeerd.
Ongeveer 20 minuten later reden de eerste autoās een voor een de parkeerplaats op. In totaal heb ik naar schatting 60 voertuigen gesommeerd om elders te parkeren en uitgelegd wat de reden was.
Hier had vrijwel iedereen begrip voor. Mooi om de massale medewerking van iedereen te zien.
Nadat alle voertuigen van het bedrijf waren gearriveerd, heb ik alle medewerkers duidelijk en meertalig geĆÆnstrueerd wat zij precies moesten doen.
Iedereen moest naar de overkant van het plein rijden, waarna ik een voor een de voertuigen met duidelijke handgebaren naar hun plek begeleidde.
De duidelijke communicatie werd goed opgevolgd. Als een geleerd verkeersregelaar besefte ik gaandeweg de opdracht hoe tof dit eigenlijk was.
Het hele plaatje kwam tot een extase. Want dit project draaide niet alleen om die ene foto, maar om de hele voorbereiding en de coƶrdinatie ter plaatse die erbij kwam kijken.
Na het maken van de foto heb ik nog even met trots staan glunderen naar de hele setting die veel bekijks trok van voorbijgangers.
Een mooi voorbeeld van wat je kunt bereiken met een goede samenwerking. En wat is het eindresultaat vet geworden zeg!
Comments